Arkivhåndboken for offentlig forvaltning - Ivar Fonnes Riksarkivaren

Arkivhåndboken for offentlig forvaltning

; Riksarkivaren (Utgiver)

Serie: Rapporter og retningslinjer 32

Arkivhåndboken for offentlig forvaltning gir veiledning i arkivarbeid med basis i arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrifter samt annet relevant lov- og regelverk. Boken er et hjelpemiddel i det daglige arkivarbeidet og den vil gi arkivansvarlige og andre som har arkivoppgaver bedre forståelse av arkivfaglige temaer. Les mer
Vår pris
575,-

(Paperback) Fri frakt!
Leveringstid: Sendes innen 3 virkedager

Paperback
Legg i Legg i ønskeliste

Storkunde?
Vi gir kvantumsrabatt! Les mer

Paperback
Legg i Legg i ønskeliste
Vår pris: 575,-

(Paperback) Fri frakt!
Leveringstid: Sendes innen 3 virkedager

Storkunde?
Vi gir kvantumsrabatt! Les mer

Om boka

Arkivhåndboken for offentlig forvaltning gir veiledning i arkivarbeid med basis i arkivloven, arkivforskriften, Riksarkivarens forskrifter samt annet relevant lov- og regelverk. Boken er et hjelpemiddel i det daglige arkivarbeidet og den vil gi arkivansvarlige og andre som har arkivoppgaver bedre forståelse av arkivfaglige temaer. Denne nye utgaven av boken er oppdatert og omarbeidet i tråd med den utviklingen som har skjedd siden forrige utgave i 2000. Arkivlovens dokumentbegrep er endret, offentlighetsloven er erstattet av en helt ny lov, og det har skjedd en rekke endringer i annen relevant lovgivning. Utviklingen har vært mest omfattende innen elektronisk arkiv og saksbehandling, som bl.a. har ført til nye bestemmelser i regelverket og en ny versjon av Noark-standarden.

Fakta

Innholdsfortegnelse




Innledning
1.1 Håndbokens bakgrunn - arkivloven med forskrifter

1.2 Håndbokens formål

1.3 Håndbokens målgrupper

1.4 Grunnlagsmateriale for håndboken


2 Sammenfatning og leseguide for ledere
2.1 Rammeverk, ansvar og organisasjon - kapitlene 3-5

2.2 Arkivmateriale, systemer og rutiner - kapitlene 6-8

2.3 Offentlighet og innsyn - kapittel 9

2.4 Oppbevaring, avlevering og arkivdepot - kapitlene 10-12


3 Regelverk for arkiv
3.1 Oversikt over gjeldende regelverk
3.1.1 Arkivloven med forskrifter

3.1.2 Andre lover mv. som berører arkiv


3.2 Arkivloven
3.2.1 Arkivlovens formålsparagraf

3.2.2 Arkivlovens innhold og struktur


3.3 Arkivforskriften

3.4 Riksarkivarens forskrift

3.5 Arkivlovens forhold til andre lover som berører arkiv
3.5.1 Forholdet til forvaltningsloven

3.5.2 Forholdet til offentlighetsloven

3.5.3 Forholdet til personopplysningsloven

3.5.4 Forholdet til sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen

3.5.5 Forholdet til eforvaltningsforskriften

3.5.6 Forholdet til pliktavleveringsloven

3.5.7 Forholdet til helselovgivningen


3.6 Utviklingen i regelverket de siste ti år


4 Begreper og rammeverk
4.1 Arkiv og dokument
4.1.1 Arkivlovens dokumentbegrep

4.1.2 Arkivlovens arkivbegrep


4.2 Offentlig organ og andre organisatoriske begreper
4.2.1 Begrepet offentlig organ: avgrensning mot privat virksomhet

4.2.2 Begrepet offentlig organ: forvaltningens inndeling i enkeltorganer

4.2.3 Offentlige organer og arkivskapere

4.2.4 Offentlige utvalg

4.2.5 Politisk ledelse i offentlige organer


4.3 Offentlig arkiv
4.3.1 Arkivmaterialets opphav

4.3.2 Forskningsarkiver


4.4 Håndbokens terminologi


5 Arkivansvar og -organisasjon
5.1 Forvaltningens plikter og Riksarkivarens myndighet
5.1.1 Riksarkivarens veiledningsplikt og tilsynsmyndighet

5.1.2 Forvaltningens opplysningsplikt

5.1.3 Forbud mot avhending, utførsel og tilegning av offentlig arkiv


5.2 Arkivansvaret i offentlige organer
5.2.1 Det overordnede arkivansvar

5.2.2 Det operative arkivansvar - den daglige ledelse av arkivarbeidet

5.2.3 Arkivansvar overfor underliggende organer

5.2.4 Arkivansvar for samarbeidsorganer og fellesfunksjoner

5.2.5 Arkivansvar knyttet til offentlige utvalg


5.3 Organisering av arkivarbeidet i offentlige organer

5.4 Ansvar for arkivdepot
5.4.1 Arkivdepot i staten

5.4.2 Arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner

5.4.3 Forholdet mellom arkivdepot og arkivskapende organer

5.4.4 Arkivdepot for helsearkiver


5.5 Arkivansvar ved omorganisering og privatisering
5.5.1 Omorganisering og nedlegging av offentlige organer

5.5.2 Privatisering

5.5.3 Konkurranseutsetting av offentlige oppgaver


5.6 Arkivansvar og straff


6 Arkivmateriale og arkivsystemer
6.1 Ulike typer arkivmateriale
6.1.1 Sakarkiv med tilhørende systemer

6.1.2 Møtebøker og andre protokoller

6.1.3 Registre og databaser


6. 1.4 Elektroniske fagsystemer
6.1.5 Pasientjournaler

6.1.6 Fotografier, kart og tegninger

6.1.7 Lydopptak, film og video

6.1.8 Regelverkets forhold til ulike typer arkivmateriale


6.2 Arkivplan
6.2.1 Formålet med arkivplanen

6.2.2 Utarbeidelse og oppdatering av arkivplaner

6.2.3 Arkivplanens innhold og struktur

6.2.4 Arkivplanen som planleggings- og styringsredskap


6.3 Arkivordning og oppstilling i papirbasert arkiv mv
6.3.1 Arkivnøkler og deres rolle

6.3.2 Organisering og oppstilling av arkivmateriale


6.4 Prinsipper og systemer for journalføring
6.4.1 Journalføringens formål og funksjoner

6.4.2 Hvilke dokumenter skal journalføres?

6.4.3 Hvilke opplysninger skal registreres om det enkelte dokument?

6.4.4 Journalføringens form - Noark-standarden

6.4.5 Offentlig journal


6.5 Elektronisk arkiv
6.5.1 Elektronisk arkiv: revolusjon og utfordringer

6.5.2 Norsk tilnærming til utfordringene med elektronisk arkiv

6.5.3 Krav til elektronisk arkivering av saksdokumenter

6.5.4 Systemer som lagrer elektroniske saksdokumenter

6.5.5 Registre og informasjonsdatabaser


6.6 Lagringsmedier
6.6.1 Papir

6.6.2 Elektroniske medier

6.6.3 Mikrofilm

6.6.4 Medier for lyd og bilder



7 Rutiner i arkivdanningen
7.1 Rutiner i det daglige arkivarbeidet
7.1.1 Mottak og åpning av post

7.1.2 Tilknytning av innkomne dokumenter til organets arkivsystem

7.1.3 Behandlingsfasen - fordeling, dokumentproduksjon og oppfølging

7.1.4 Ekspedering, avskrivning og avsluttende arkivering

7.1.5 Utlån og intern informasjon


7.2 Periodisering og bortsetting
7.2.1 Prinsipper for periodisering av sakarkiv og arkivsystemer

7.2.2 Avslutning av arkiv- og journalperioder

7.2.3 Bortsetting av arkivmateriale på papir

7.2.4 Bortsetting og deponering av elektronisk materiale


7.3 Overføring av arkiv mellom arkivskapende enheter
7.3.1 Hva slags overføring er tillatt eller påbudt?

7.3.2 Behandling av arkivmateriale som overføres


7.4 Arkivrutiner ved organisatoriske endringer i forvaltningen
7.4.1 Forebyggende tiltak

7.4.2 Løsninger på problemer som oppstår ved omorganisering



8 Arkivbegrensning og kassasjon
8.1 Arkivbegrensning
8.1.1 Mangfoldiggjort eller allment tilgjengelig materiale


8. 1.2 Annet materiale som er gjenstand for arkivbegrensning

8.2 Bevaring og kassasjon
8.2.1 Kassasjonsregler for statsforvaltningen

8.2.2 Kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner

8.2.3 Prinsipper og strategier for bevaring og kassasjon


8.3 Bevaring eller sletting: konflikter mellom arkivloven og andre lover
8.3.1 Forholdet til personopplysningsloven

8.3.2 Forholdet til helseregisterloven og andre lover


8.4 Gjennomføring av arkivbegrensning og kassasjon
8.4.1 Forvaltningens forpliktelser og prioriteringer

8.4.2 Rutiner for den praktiske gjennomføring


8.5 Sletting eller destruering av materiale som kasseres


9 Innsyn i offentlig arkivmateriale
9.1 Retten til innsyn i forvaltningens dokumenter
9.1.1 Innsynsrett etter offentlighetsloven

9.1.2 Rett til partsinnsyn etter forvaltningsloven

9.1.3 Innsynsrett etter personopplysningsloven


9.2 Begrensninger i innsynsretten
9.2.1 Offentlighetslovens unntaksbestemmelser

9.2.2 Taushetsplikt etter forvaltningsloven og særlover

9.2.3 Gradering etter sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen

9.2.4 Begrensninger i bruk av personopplysninger og personregistre


9.3 Praktisering av innsyn i offentlig arkivmateriale
9.3.1 Praktisering av innsyn etter offentlighetsloven

9.3.2 Forskeres innsyn i taushetsbelagt materiale



10 Oppbevaring av offentlig arkivmateriale
10.1 Arkivlokaler og plassering av arkivmateriale
10.1.1 Ulike typer arkivlokaler

10.1.2 Plassering av arkivmaterialet


10.2 Krav til arkivlokaler i nybygg og ved ombygging
10.2.1 Plassering, utforming, innredning og drift

10.2.2 Vern mot vann og fuktighet

10.2.3 Vern mot brann og skadelig varme

10.2.4 Vern mot skadelig påvirkning fra klima og miljø

10.2.5 Sikring mot skadeverk, innbrudd og ulovlig tilgang


10.3 Eksisterende arkivlokaler og overgangsordninger
10.3.1 Midlertidige løsninger

10.3.2 Overgang til godkjente arkivlokaler: planlegging og gjennomføring


10.4 Riksarkivarens tilsyn med arkivlokaler


11 Avlevering til arkivdepot
11.1 Avleveringsplikt og fordeling av materialet
11.1.1 Avlevering fra statlige organer ..'

11.1.2 Avlevering fra kommunale organer

11.1.3 Unntak fra avleveringsplikten og den vanlige fordeling


11.2 Tidspunkt for avlevering
11.2.1 Arkivforskriftens hovedregel

11.2.2 Unntak fra hovedregelen

11.2.3 Deponering av kopi av elektronisk materiale mv

11.2.4 Avlevering av avsluttet arkiv

11.2.5 Betjening av arkiver som brukes aktivt etter avleveringen


11.3 Krav til arkivmateriale som skal avleveres
11.3.1 Generelle krav for hele forvaltningen

11.3.2 Spesifiserte krav som gjelder statsforvaltningen

11.3.3 Spesifiserte krav som gjelder kommunal forvaltning


11.4 Forberedelse og gjennomføring av avlevering


12 Behandling av arkivmateriale i arkivdepot
12.1 Register over arkivbestand og tilvekst

12.2 Tilbakelån til arkivskapende organer
12.2. 1 Tilbakelån fra Arkivverket til statlige organer

12.2.2 Tilbakelån fra kommunale arkivdepoter til kommunale organer


12.3 Brukertjenester i arkivdepot
12.3.1 Generelle minimumskrav til brukertjenester

12.3.2 Brukertjenester hos arkivdepotet


12.4 Aktiv formidling
12.4.1 Tradisjonell formidling

12.4.2 Digital formidling

12.4.3 Nasjonal strategi for digital formidling


12.5 Bevaring og bruk av offentlige arkiver


Lover, forskrifter og annet regelverk
Tidligere regelverk som det refereres til

Litteratur

Tidsskrifter


Terminologi

Lovregister

Stikkord